27 Dec ¿Por qué es importante tener una centralita telefónica en la empresa?

Poseer un contestador automático para su empresa se consideraba un verdadero sinónimo de garantía y profesionalidad.

Ahora sin embargo, con la llegada de la tecnología y su desarrollo, este concepto ha comenzado a percibirse de una manera diferente, que ha comenzado a orientarse hacia la elección de una centralita telefónica en lugar de un simple mensaje pregrabado, considerado por muchos impersonal y frío.

Si crear tú mismo una grabación profesional para tu centralita puede ser una acción que te genere ansiedad y estrés, puedes contactarnos en TelephoneVox para esta tarea. Creamos grabaciones a tu gusto con letras totalmente personalizadas, y presentamos diversas ideas y ejemplos para ayudar a los emprendedores. Gracias a los expertos que tenemos, podemos crear el mensaje de cortesía perfecto para tu centralita.

Ni que decir tiene que también hay que tener en cuenta el aspecto comunicativo del propio negocio, que en este caso a través de estos métodos, seguro que se beneficiará de ello y de nuevas ideas sobre las que trabajar.

De hecho, abrir nuevas posibilidades a los consumidores es fundamental para establecer un sano intercambio con ellos, pudiendo contar sobre todo con una potencial transformación en clientes fieles.
Las precauciones correctas le garantizarán ingresos garantizados, precisamente porque las palancas correctas operadas de acuerdo con una lógica muy específica deben considerarse la mejor manera de maximizar sus ganancias.

Además, una centralita telefónica, al ser un soporte mecánico, debe ser vista como una ayuda concreta en la atención al cliente y apoyo directo a las compras, de forma que ordene/organice la empresa en varios departamentos especializados y altamente competentes.
No es casualidad que sean elegidos cada vez más en realidades comerciales medianas y grandes, que necesitan mensajes más rápidos y tranquilizadores para un usuario medio cada vez más informado y necesitado de atención.

De hecho, la modernidad ha creado un nuevo tipo de comprador que, partiendo de una buena base de conocimientos, querrá recibir respuestas inmediatas y completas de tu marca sin tener que esperar.

Estas características han dado lugar a nuevas reglas básicas para expresarse por teléfono, configurando un contexto completamente diferente al que conocíamos.

¿Qué decir en un mensaje personalizado de centralita?

Habitualmente el mensaje de una centralita telefónica debe estar compuesto según una estructura adecuada, que puede ser más o menos articulada según su finalidad hacia el cliente.

Por lo tanto podemos tener:

• saludo de inicio de llamada (inicial)
• información de brand/marca/empresa
• deje su nombre/apellido para consultar en futuras llamadas
• mensaje corto de explicaciones por indisponibilidad
• posible tiempo de espera en caso de un alto flujo de llamadas entrantes
• solicitud de los motivos de la llamada o información sobre la persona que llama (con fines comerciales)
• comunicar un medio alternativo de contacto si la solicitud del cliente es urgente y requiere una acción inmediata
• llamada a la acción (llamada a la acción) que comúnmente se describe a sí misma como un simple ‘deje un mensaje de voz’
• gracias finales

Estos son solo algunos de los tipos más comunes que se pueden adoptar para lograr sus objetivos comerciales, resultando no solo competentes, sino también profesionales.

Ejemplo 1: Mensaje de saludo

Esta opción es la más utilizada, y se cuenta entre las imprescindibles a tener en tu centralita telefónica.
Por lo tanto, un “mensaje de saludo” o también llamado “mensaje de bienvenida” se utiliza para comunicar solo la información necesaria, como el nombre de su empresa, por ejemplo:

“Hola, se ha puesto en contacto con el servicio de atención al cliente de Termohidráulico de Rossi”.

Este mensaje generalmente se reproduce después de que suena el teléfono y antes de que la persona que llama se conecte con una persona de la empresa.

Ejemplo 2: mensaje todos los operadores están ocupados

Sin duda es un mensaje muy profesional para una centralita telefónica, de hecho se utiliza sobre todo en medianas y grandes empresas, que lo utilizan para comunicar al cliente también, si lo desea, los minutos de espera antes de atender su llamada.

Los operadores en este caso se dedican a otras tareas y estarán disponibles dentro de un límite de tiempo estandarizado (o en función del flujo de solicitudes), lo que permitirá al consumidor aceptar esperar o abandonar la fila.

Un ejemplo:

‘Estimado cliente, todos nuestros operadores están ocupados en este momento, espere en la línea, un operador estará a su disposición pronto.

Ejemplo 3: mensaje de vacaciones o cierre

Son tipos de mensajes muy útiles en caso de vacaciones/días festivos o emergencias, que lógicamente deben ser revelados para no correr el riesgo de confundir al cliente.

En concreto, es correcto dar a conocer la propia no disponibilidad en determinadas ocasiones, precisamente para no perder el tiempo y generar algunos problemas (sobre todo de confianza) con los compradores interesados.

Esencialmente, sus expectativas no deben ser defraudadas, por lo que se utilizan estructuras de contenido que mencionan horarios de apertura/cierre de negocios, franjas no cubiertas por la asistencia o períodos de ausencia total del trabajo.

Un ejemplo de cómo se podría desarrollar tal declaración:

“Gracias por llamar a “Verdi & company”. Nuestro horario es: 8am a 4pm, Lunes a Viernes. Lo invitamos a consultar nuestro sitio web para obtener más información y dejar un mensaje después del pitido, indicando su nombre, número de teléfono para referirse y el motivo de la llamada. Gracias y adiós”.

O

“Llamaste a ‘Verdi & company’. Nuestras oficinas están cerradas por vacaciones, por lo tanto, lo invitamos a dejar sus datos personales para poder contactarlo más adelante. Un operador directamente de nuestro sitio se comunicará con usted lo antes posible, mientras tanto, le recomendamos encarecidamente que visite nuestro sitio web oficial y encuentre más contactos. Gracias por llamar.”

Ejemplo 4: Mensaje gracioso (poco usado)

En comparación con los anteriores, estos mensajes son poco utilizados, ya que los clientes muchas veces no esperan un tono de voz informal y decididamente conversacional.

De hecho, el imaginario colectivo se centra en un esquema de respuesta estandarizado, poco acostumbrado a la cordialidad propia de una simple conversación, resultando rígido e inflexible.

Sin embargo, algunos contextos menos oficiales y más creativos intentan usarlo para estimular a los usuarios y mantener su atención alta, para intrigarlos y mantenerlos conectados hasta el final del mensaje grabado.

Aportar ‘humor’ a la imagen corporativa es a veces una buena forma de rejuvenecerla y hacerla competitiva en un mercado siempre nuevo y en constante evolución, teniendo en cuenta ciertamente algunas particularidades como:

buenas preguntas
llamadas a la acción que estimulan la curiosidad y el juego
palabras llamativas utilizadas en el mensaje

¿Voz masculina o femenina?

Otra consideración a realizar es la relativa a la elección a utilizar; una voz masculina o femenina para un mensaje personalizado, tratando de entender de la mejor manera posible qué solución es la adecuada para sus necesidades.

Son registrados indistintamente por mujeres u hombres según sus distintas preferencias personales, quienes en primer lugar deben tener una coincidencia concreta con el target medio de llamantes al número de la empresa.

Ciertamente, una voz debe elegirse en función de algunas características, que necesariamente deben tenerse en cuenta para poder tener resultados profesionales.
Algunos de estos son:

• voz clara
• voz resonante
• sin cadencias dialécticas
• voz limpia

Pon a prueba tu voz o confía en TelephoneVox

Después de haber analizado en profundidad todos los diferentes tipos de mensajes grabados para las centralitas y haber configurado sus diferentes usos, es justo recordar lo útil que es recurrir a profesionales del sector de la grabación para tener resultados concretos para su negocio, dándole una más profesional y calificado.

Nosotros en TelefónicaVox, por ejemplo, podremos darte las soluciones adecuadas para conseguir tus objetivos, valorando todos los detalles que puedan ser de utilidad para tener una comunicación eficaz capaz de llegar a todos los gustos.

De hecho, gracias a nuestro personal, podrá ser asesorado en la creación del mensaje perfecto para su centralita telefónica, apoyándose en una gran variedad de voces, a elegir entre más de diez idiomas diferentes.

Contamos con ponentes formados y expertos, para ser considerados una auténtica garantía en la que confiar para todos aquellos que quieran una alta selección y calidad para alcanzar el éxito.