07 Nov Centralino virtuale, tutto quello che devi sapere
Con l’avvento delle tecnologie, ma soprattutto con lo sviluppo di ritmi di lavoro sempre più serrati e veloci, si è sentita la necessità di poter usufruire di innovazioni in grado di bypassare azioni/compiti fisici e tramutarli in automazione, agevolando i dipendenti di qualsiasi azienda.
Infatti, proprio grazie a un centralino virtuale, si potranno avere notevoli vantaggi, sia in termini di efficienza che di convenienza, dal momento che saranno investiti meno capitali in personale di controllo a favore di una massimizzazione dei processi lavorativi.
Noi di TelephoneVox siamo un’azienda specializzata in registrazioni professionali di messaggi per centralini e segreterie.
Questi strumenti lavoreranno a pieno regime, coadiuvando solo un minimo apporto umano, che dovrà essere presente per una supervisione sommaria di tutti i processi automatici di call center già impostati.
Nello specifico però, essi sono essenzialmente dei software che saranno in grado di gestire in maniera ottimale la comunicazione interna ed esterna all’azienda, organizzando e trasmettendo qualsiasi SMS/chiamata a clienti e/o dipendenti.
Vengono sempre più scelti per facilitare qualsiasi scambio di informazioni, dal momento che avvalendosi di una piattaforma online VoIP (provider di sistema), non necessiterà di nessuna linea fisica o cablaggio.
Si basa su un programma virtuale di hosting e permette al vostro telefono professionale o PBX (Private Branch Exchange) di esplicare tutte le sue azioni in remoto e solamente utilizzando la rete.
Analizzando le sue caratteristiche, si può constatare come vengano rispettate le forniture tipiche ed utili per tutte quelle realtà medio-piccole di impresa e gestione, potendo contare su:
• servizio voice mail
• servizio fax
• servizio di risponditore automatico
• servizio di audio conferenza (centralino interno, tra uffici)
• servizio di gestione chiamate in entrata e smistamento
• servizio di pianificazione chiamate personalizzato
• servizio di registrazione chiamate (in entrata e in uscita)
• servizio di trasferimento chiamate (solitamente in entrata)
• servizio di posta vocale
• servizio di menu vocali interattivi (IVR)
Un secondo esame dei servizi dati dal centralino virtuale mette in luce come le diverse funzionalità siano anche influenzate dalle diverse modalità di chiamata impostate, che aggiornate ad oggi sono:
• su linee telefoniche tradizionali PSTN o Public Switched Telephone Network
• su collegamenti IP/VoIP completamente online (Voice Over IP)
• su linee combinate, un misto tra le due sopracitate
Il netto cambiamento rispetto al passato quindi, è l’utilizzo di un protocollo di IP di inoltro chiamate e messaggi che garantisce quindi un trasporto veloce e a mezzo internet, eliminando costi di installazione, operativi e di gestione, alle volte molto difficili da sopportare.
Sostanzialmente si parla di una PBX che raggruppa tutti gli utenti presenti all’interno della sua rete, connettendoli tra loro ma anche col mondo esterno e permettendo una comunicazione globale, regolata dalla normativa vigente in termini di messaggistica e telefonia virtuale sul web.
Qualsiasi consumatore quindi, può essere raggiunto in maniera efficace, avvalendosi quindi di un nuovo metodo di PBX chiamato anche PBX IP che fondamentalmente segue standard aperti di qualità ed automazione.
Il nome esatto di questa tecnologia viene definita On-Premise e si sta diffondendo proprio per eliminare costi aggiuntivi e/o indesiderati per tutte quelle attività che necessitano di una strumentazione che massimizzi i profitti derivanti dal suo impianto.
Come si installa il Centralino virtuale in ufficio?
Disincentivando le postazioni di operatore analogico (i centralinisti fisici) è semplice installare un software simile, dal momento che sarà sufficiente contattare un operatore telefonico adeguato alle proprie esigenze, specializzato soprattutto in pacchetti personalizzabili internet + centralino virtuale con piattaforma VoIP integrata conveniente e veloce.
La vera svolta è l’eliminazione di qualsiasi cavo, collegamento e connessione fisica, rimanendo tutto su un data-center e cloud protetti, molto sicuri e a prova di hacker.
Infatti sono storage altamente controllati, che operano attraverso crittografie e codici ben specifici, volti al mantenimento della vostra privacy in qualsiasi operazione da effettuare, trascrivendone i dati e criptandoli per l’esterno.
Non essendo un supporto meccanico, il centralino virtuale è un supporto tecnico senza ubicazione specifica, che si deve inserire ovviamente su dispositivi mobile che siano in grado di coadiuvarne le funzioni, cercando di implementarle.
Quali sono i migliori servizi?
In commercio se ne possono trovare molteplici, ma una prima catalogazione, li divide in:
• Hosted PBX (VoIP Provider)
• Cloud PBX (InCloud Provider)
• On-Premise PBX
Quelli più diffusi però, rimangono quelli basati su un VoIP Provider, il quale vi eviterà di passare per la tradizionale rete PSTN ormai obsoleta e sorpassata.
Un Voice Over IP o ‘voce tramite protocollo Internet’, come già descritto infatti, è molto affidabile sia in termini di utilizzo che di gestione a lungo termine, potendo avvalersi di una innovazione strutturalmente più solida e forte come quella della rete.
Sapendo bene come viene gestito tutto il processo di funzionamento e controllo delle linee quindi, si configurano almeno 3 software molto convenienti per le vostre aziende, che non si limitano solo ad integrare i diversi servizi offerti, ma li elevano ad alti standard di qualità.
• Wildix
Molto semplice ed intuitivo, Wildix permette con un solo click di poter usufruire della maggior parte dei servizi più richieste da un centralino virtuale, condividendo file/video/documenti e fare chat e chiamate, tutte utilizzando un unico programma.
È disponibile anche nella versione integrata al vostro sito web, di cui sarà in grado di analizzare i lead generati dagli utenti, aumentandone la conversione.
• 3CX
Si pone come una valida alternativa al precedente software e garantisce alti rendimenti in termini di efficienza e affidabilità, soprattutto grazie ad una interfaccia grafica semplificata ed adatta a tutti.
Permette poi, una buona gestione delle chiamate in entrata e in uscita e può abilmente essere integrato a ulteriori software di telefonia virtuale, dandovi un servizio completo.
• OpenVoip
Consigliato soprattutto per medie e piccole imprese, OpenVoip vi dà la disponibilità di apportare modifiche senza limiti al vostro piano chiamate, potendo utilizzare anche funzioni di messaggistica istantanea e supporto per mail lists.
L’unico requisito per la sua attivazione però, è possedere una connessione adsl stabile, garantendone una rapida attivazione, che avverrà senza costi aggiuntivi e nel minor tempo possibile.
Questi sono solo alcuni dei programmi più utilizzati, che di norma vengono richiesti maggiormente per sopperire alla mano d’opera aziendale e ai sistemi interni di comunicazione che spesso sono anche fonte di spese indesiderate ed inutili, particolarmente impattanti in un regime di piccola e media imprenditoria o di vendita al dettaglio.
Quanto costa in media un centralino telefonico?
Le offerte variano sostanzialmente in base alle singole funzionalità del centralino virtuale scelte e all’abbonamento sottoscritto, che in base al suo contratto di utilizzo potrà darvi più o meno una indicazione di massima su come poter agire in seguito, optando per le soluzioni migliori e più convenienti per le vostre esigenze.
Di norma gli unici costi richiesti sono:
• canone di attivazione (pagato alla sottoscrizione del contratto)
• canone mensile per erogazione del servizio
• traffico telefonico effettivo (mensile o personalizzato a consumo)
Rispetto ai comuni centralini, salta all’occhio come le spese siano dimezzate o quasi completamente annullate, mettendo a vostra disposizione tantissime diverse funzioni a prezzo decisamente contenuti.
Vantaggi di un centralino telefonico virtuale
Spesso ci si chiede quali siano i veri motivi della diffusione di questo nuovo sistema organizzativo, ma soprattutto dei suoi vantaggi, che a oggi sono sempre di più e decisamente in continua crescita.
Risparmio assicurato su costi iniziali di attivazione e gestione
Non essendo necessaria nessuna presenza di personale qualificato adibito alla sua supervisione, un centralino virtuale si configura come un sistema completamente autonomo e adatto a qualsiasi tipologia di investimento.
Miglioramento dell’immagine aziendale
Anche se virtuale, un centralino simile farà apparire qualsiasi azienda come una realtà commerciale strutturata e professionale.
Organizzazione
La pianificazione delle chiamate e la compilazione delle liste contatti e clienti sono essenziali per mantenere attiva la produttività, per questo un centralino virtuale deve essere efficiente e altamente organizzato in ogni sua funzione
Facilità d’uso
Dal momento che non è necessaria nessuna gestione interna, un centralino virtuale risulta essere decisamente più semplice da usare rispetto e una strumentazione tradizionale.
TelephoneVox: messaggi personalizzati per centralini
Noi della TelephoneVox mettiamo a disposizione il nostro servizio di messaggistica audio personalizzata per qualsiasi privato o azienda, permettendovi di usufruire di una segreteria telefonica adatta e sempre aggiornata.
Nello specifico, ci occupiamo della registrazione e installazione su centralino di qualsiasi messaggio sonoro, che sarà opportunamente realizzato dal nostro staff di speaker esperti e qualificati, in grado di realizzare qualsiasi vostra richiesta attraverso pochi click.
Infatti, potrete ordinare direttamente sul nostro sito ufficiale gli audio vocali professionali che desidererete ricevere, che saranno immediatamente disponibili nella vostra e-mail non appena saranno stati creati.
