21 Nov Come sfruttare al meglio le caselle vocali con i centralini telefonici
Le metodologie di comunicazione, negli ultimi tempi, stanno radicalmente cambiando: grazie alla società nella quale ci troviamo, sempre più rivolta al futuro e alla ricerca di nuovissime tecniche all’avanguardia nel campo tecnologico, possiamo con certezza sottolineare come la comunicazione è diventata sempre più facile ed intuitiva, ma soprattutto smart.
Tale processo di innovazione viene portato avanti anche grazie all’introduzione delle cosiddette caselle vocali, anche nella sfera aziendale; nonostante sia tecnologicamente avanzato, tuttavia, tale strumento può essere trasformato in un ausilio che aumenti la produttività solamente previa una pianificazione del flusso di funzionamento.
Le caselle vocali, infatti, possono essere tranquillamente annoverate tra gli sparring partners ideali di un’azienda, ma sono molteplici i casi del loro utilizzo a sproposito, senza capire il loro reale funzionamento prima di usarle.
In questa breve guida, cerchiamo di definire le modalità di utilizzo delle caselle vocali con i centralini telefonici, chiarendo anche le differenze tra esse e i messaggi della segreteria telefonica ed esaminando alcuni consigli da conoscere per registrare una casella vocale efficace.
Immergiamoci subito!
Differenza tra segreteria telefonica e caselle vocali
Le caselle vocali sono sistemi progettati per essere impiegati in maniera del tutto similare alla segreteria telefonica; tuttavia, esistono delle cruciali differenze che permettono una separazione tra i due strumenti.
La segreteria telefonica, ad esempio, è generalmente un dispositivo fisico che ha come scopo principale quello di registrare i messaggi in funzione di un telefono realmente esistente, cosa che non avviene con la casella vocale, la quale è un servizio che assicura la registrazione dei messaggi su un server ben specifico, ossia un’entità separata dal telefono esistente, alla quale l’utente destinatario può accedere anche da remoto.
Pertanto, ecco una primissima differenza sostanziale tra i due strumenti: tra segreteria telefonica e casella vocale si differenzia il modo in cui l’utente accede ai messaggi, oltre alla modalità di archiviazione degli stessi.
Oltre a ciò, la segreteria telefonica, essendo un dispositivo fisico, consente al destinatario di un messaggio di accedervi premendo solitamente un pulsante ubicato sul dispositivo stesso, il quale gli permette di ascoltare i messaggi ricevuti; la casella vocale, al contrario, può essere accessibile anche tramite PC, dal momento che si tratta di un dispositivo remoto, dando la possibilità all’utente di ascoltare i propri messaggi dovunque egli si trovi.
Un’ulteriore sottile differenza che intercorre tra segreteria telefonica e casella vocale focalizza l’attenzione sul funzionamento interno dei dispositivi: con la segreteria telefonica, fin quando il destinatario non risponde, la chiamata viene indirizzata in maniera del tutto automatica alla macchina, la quale si occupa di registrare il messaggio del mittente della chiamata.
In linea generale, però, la maggioranza delle segreterie non è in grado di registrare il messaggio se il destinatario è realmente al telefono ma non ha modo di rispondervi, cosa che la casella vocale effettua, trasferendo la chiamata al server ad essa associato e permettendo al chiamante di lasciare un messaggio anche qualora il destinatario sia già presente sulla linea telefonica nel momento in cui arriva la seconda chiamata.
Ad oggi, esistono servizi specializzati come il nostro: TelephoneVox, mettiamo al servizio della clientela la possibilità di registrare messaggi per segreterie e centralini con la voce personalizzata di speaker e doppiatori, grazie allo studio di registrazione ad essa associato.
È possibile, infatti, ordinare dei messaggi personalizzati dotati di testi e base musicale a scelta del cliente, letti da professionisti del doppiaggio in circa 10 lingue diverse; per ricevere maggiori informazioni, basta compilare il form integrato nel sito web ufficiale dell’azienda per calcolare il preventivo.
Quali vantaggi che le caselle vocali garantiscono?
Principali vantaggi della Voicemail: come funziona?
Un altro termine inglese utilizzato per descrivere le caselle vocali è Voicemail, denominazione anglofona frequentemente usata nello slang odierno.
I sistemi di comunicazione VoIP hanno beneficiato parecchio dell’introduzione della Voicemail, grazie alla sua capacità di recapitare i messaggi registrati direttamente all’indirizzo email associato.
È inutile dire quanto questo aspetto consenta di dimezzare letteralmente il tempo di risposta ai messaggi sensibili, oltre che tenere sempre sotto controllo e monitorato il carico di lavoro di una realtà aziendale, permettendo ai dipendenti di controllare rapidamente la posta vocale tramite la casella di posta elettronica, vantaggio assolutamente cruciale nella società frenetica nella quale viviamo oggi.
Qual è il funzionamento della Voicemail?
Il sistema è davvero molto semplice: il messaggio registrato dal chiamante viene automaticamente convertito in file audio con estensione .wav e, al contempo, viene inoltrato come allegato mail alla posta elettronica associata alla Voicemail.
Il messaggio di posta elettronica che verrà recapitato all’indirizzo e contenente come allegato il file audio includerà dettagli come l’ora e il giorno della creazione del messaggio, oltre che il numero di telefono della persona chiamante.
Una volta ricevuta la mail, basta semplicemente scaricare sul proprio PC il file audio .wav per riprodurlo e ascoltare il messaggio.
Uno dei reali vantaggi che questo sistema di comunicazione offre riguarda proprio la sfera interna di un’azienda: supponendo che si tratti di una realtà molto grande e dispersiva, utilizzare la Voicemail per restare in contatto con i membri del proprio team di lavoro permetterà di ridurre sensibilmente i tempi di risposta ai messaggi, aumentando contemporaneamente quella che è la produttività dello staff.
Inoltre, tramite la Voicemail è possibile salvare i messaggi vocali ricevuti, sia nella stessa casella di posta elettronica che nella memoria interna del dispositivo, dopo aver effettuato il download.
La Voicemail permette anche di rimanere aggiornati sulle comunicazioni grazie al sistema di notifica integrato che rende vano il costante controllo del client web o dell’app.
Insomma, la Voicemail, al giorno d’oggi, risulta essere un potente alleato per la comunicazione aziendale!
Vediamo adesso alcuni consigli per registrare in modo ottimale e corretto una casella vocale.
Consigli da tenere in considerazione per registrare una casella vocale
Oltre al semplice processo di registrazione di un messaggio vocale, un ruolo chiave è giocato dal modo in cui esso viene registrato: in altre parole, esistono delle precise regole essenziali da seguire affinché un messaggio registrato possa essere realmente efficace.
Quali?
Consideriamole una per volta.
Il cliente deve sentirsi a proprio agio
Affinché un messaggio vocale possa essere definito efficace, è di fondamentale importanza che riesca a mettere a proprio agio il cliente, essendo chiaro e veloce e non utilizzando troppi giri di parole per spiegare un concetto.
Il messaggio dovrebbe soddisfare la regola delle 5 W, rispondendo alle domande chi? (Who?), cosa? (What?), quando? (When?), dove? (Where?) e perché? (Why?), fornendo un contesto che risulti essere chiaro e ben comprensibile affinché si crei una sorta di fidelizzazione tra il cliente e il mittente del messaggio.
Il messaggio deve fornire indicazioni precise
Anziché mettere a disposizione del cliente dei suggerimenti vaghi e generalisti, è importante che il messaggio vocale gli chieda le informazioni che si desiderano: solo così ci si avvicina a grandi passi verso l’obiettivo che ci si è posti.
Il messaggio dev’essere chiaro e brillante
La casella vocale deve contenere un messaggio che renda lampanti le motivazioni che permettano di considerare il messaggio stesso un’eccezione alla regola.
È importantissimo un atteggiamento positivo e sicuro mentre si registra il messaggio: anche se questo non è visibile fisicamente, si sente dal tono della voce e dal contenuto del messaggio stesso.
In questo modo, il cliente sarà in grado di capire la competenza e la professionalità di chi sta dall’altra parte e sarà maggiormente attratto dal messaggio e dal mittente.
Se è necessario inoltrare delle richieste al destinatario, esse dovranno essere fatte in modo entusiastico ma specifico, in modo da chiedere al cliente le informazioni per richiamarlo senza che ci siano fraintendimenti o equivoci di sorta.
Il messaggio dev’essere conciso e immediato
Alcuni studi scientifici hanno dimostrato che la prima impressione di una persona ce la si crea in soli 7 secondi. A volte bastano pochissime parole per arrivare al cuore delle persone: non servono enormi giri di parole o discorsi prolissi per catturare l’attenzione. La combo perfetta per riuscirci prevede l’inclusione di un’efficace personalizzazione del messaggio, ossia l’apposizione della propria firma ad esso, della velocità con la quale si esprime il concetto desiderato e della coerenza di linguaggio, strategia ottimale per aumentare le possibilità che il cliente decida di ricontattare.
Mediamente, un buon messaggio vocale dovrebbe durare circa 30 secondi, al fine di non rischiare che le informazioni contenute nel messaggio stesso vadano perse o si perda la chiamata del cliente.
Seguire queste poche ma essenziali regole permetterà di realizzare messaggi vocali efficaci e in grado di arrivare al cuore delle persone, target di cruciale importanza per il successo!
