07 Giu Quali messaggi di risposta automatica scegliere per la tua azienda?
All’interno di un’azienda è importante che vengano curati tutti i dettagli e che si riesca a conquistare il cliente sotto ogni punto di vista.
In questo quadro rientrano perfettamente i messaggi di risposta automatica che puoi registrare per il tuo centralino, ricorrendo a noi di Telephone Vox, che ormai da anni ci occupiamo della realizzazione di comunicazioni ufficiali per informare coloro che chiamano in merito a attesa, chiusure o per dare loro il benvenuto. Se hai difficoltà ad installare il messaggio registrato sul centralino telefonico, non esitare a chiederci supporto.
Vedremo quindi nel dettaglio perché è importante scegliere la frase migliore e utilizzare una voce calda e accogliente, per poi inserire una serie di esempi che possono esserti di aiuto per comprendere come gestire al meglio il tuo centralino.
Perché le risposte automatiche sono importanti per la tua azienda?
I messaggi automatici del centralino sono importanti per la tua azienda per diversi motivi.
Il cliente che chiama non ha solitamente tempo da perdere e pertanto vorrebbe essere ascoltato immediatamente in quelle che sono le sue richieste.
Questo non è sempre possibile, poiché potrebbero verificarsi dei tempi di attesa più o meno lunghi a causa di un elevato flusso di chiamate.
Gli uffici potrebbero poi essere chiusi per eventi, festività o situazioni improvvise.
È quindi essenziale che coloro che chiamino siano informati della situazione con il trascorrere dei minuti e possano scegliere se rimanere in linea o riprovare più tardi.
Entra perciò in ballo il concetto di trasparenza, che permette di instaurare un rapporto di fiducia e far preferire la tua azienda rispetto alle altre che operano sul mercato.
Vediamo quindi quali sono i vantaggi che si possono trarre e perché compiere un investimento in tal senso per battere la concorrenza.
Vantaggi del risponditore automatico
Quando si chiama un’azienda o un centralino si vorrebbe sapere esattamente a cosa si andrà incontro e quali sono i tempi di attesa per ottenere una risposta.
Pertanto, è possibile inserire diversi messaggi che informano sul numero di persone in coda o quanto ancora è necessario aspettare.
Inoltre, un cortese messaggio di benvenuto rassicura sul fatto di non aver sbagliato numero, mentre uno di chiusura stagionale e periodica impedisce al potenziale cliente di chiamare a vuoto e innervosirsi, con il risultato di ricorrere al servizio di un competitor del settore.
Oltre a trovare la frase migliore, è essenziale che questa sia pronunciata con la giusta intonazione e con voce calda e gentile, in modo che la comunicazione arrivi in maniera chiara e si crei dell’empatia tra l’azienda e il potenziale fruitore dei prodotti o dei servizi, ma soprattutto per trasmettere professionalità e qualità fin dal messaggio audio di accoglienza
Risparmio tempo
Il risparmio di tempo ricorrendo a dei messaggi registrati per il centralino è valido da entrambe le parti.
Il cliente non deve attendere inutilmente quando gli uffici sono chiusi e sa esattamente quali tempi lo attendono prima che un operatore risponda, valutando in autonomia se è il caso di aspettare.
L’azienda non vede quindi formarsi delle code eccessive e, registrando già dei messaggi riguardanti le risposte più semplici o reindirizzando alle faq del proprio sito web, ottimizza i tempi e non riceve telefonate inutili.
Il lavoro viene in questo modo gestito in maniera decisamente più fluida, con un minore dispendio di forza lavoro e di materiale umano da impiegare per questa mansione.
Risparmio sul personale
Utilizzando messaggi registrati è possibile diminuire il numero dei dipendenti che si occupano del centralino, lasciando solo coloro che devono rispondere alle domande più articolate.
Il resto può essere smistato e gestito dal risponditore, rimandando al sito o alle faq.
Il servizio di comunicazioni registrate in maniera professionale con Telephone Vox non richiede un investimento iniziale troppo oneroso e permette di risparmiare sul personale qualificato.
Immagine dell’azienda professionale e seria
Uno degli aspetti che maggiormente convince il cliente a scegliere un’azienda piuttosto che un’altra è l’idea di serietà e affidabilità che questa riesce a comunicare.
Utilizzare un centralino con messaggi registrati mostra una realtà seria e articolata, che comunica in maniera chiara con il cliente e non gli fa perdere tempo dietro a linee chiuse o occupate a lungo.
L’idea che viene trasmessa è quella di rispetto nei confronti dell’acquirente e organizzazione su tutti i livelli, con una probabilità maggiore che verrà erogato un servizio top.
Facilità di installazione
L’addetto tecnico in azienda o un semplice addetto qualunque verrà messo nella condizione di usare correttamente il centralino e impostare il messaggio di benvenuto, attesa o chiusura con un solo click, togliendolo quando non è più necessario.
Questa operazione richiede solo pochissimi passaggi e prevede di visitare il pannello di controllo del centralino, all’interno del quale si deve caricare il file audio preventivamente registrato in studio di registrazione (come Telephone Vox).
Dare ai dipendenti il tempo di una pausa
Talvolta il ritmo delle telefonate che vengono ricevute da un’azienda è molto serrato e i dipendenti non hanno tempo di fermarsi o di reperire le informazioni per dare una risposta coerente.
Attivando il messaggio di attesa è invece possibile alzarsi dalla propria postazione e poter svolgere altre mansioni facendo attendere qualche minuto il cliente e rendendo la giornata di lavoro meno pressante e più adatta alla forza lavoro umana.
Esempio di messaggio risposta automatica
Oltre alla scelta della voce e della musica di benvenuto, è importante che l’azienda opti per il messaggio migliore per ogni evenienza.
Questo deve essere chiaro e preciso, adatto al proprio target di clientela e inserito ogni volta che esiste la necessità.
Vediamo quindi degli esempi concreti dai quali prendere spunto in modo da far crescere il prestigio della propria serietà e dare all’esterno un’idea di professionalità e serietà sotto tutti i punti di vista, mostrando la massima cura per i dettagli.
Messaggio di benvenuto / cortesia
Il biglietto da visita di un’azienda è il suo messaggio di benvenuto, che rassicura il cliente di aver composto il numero giusto.
Per prima cosa bisogna salutare e affermare: “Benvenuto in (nome azienda)! Saremo lieti di servirti il più presto possibile. In attesa che un operatore risponda alla tua chiamata puoi consultare comodamente il nostro sito web per ogni informazione.”
In questo modo l’acquirente non si sente abbandonato e viene anche informato circa la presenza di un portale comodo per la consultazione, scegliendo se proseguire la telefonata o ricorrere direttamente al mezzo digitale.
Messaggio di attesa
Il messaggio di attesa è uno dei più delicati, in quanto il cliente può innervosirsi se i tempi sono molto lunghi e se ha una imminente necessità di parlare con un operatore.
Il consiglio è per prima cosa di ringraziarlo della sua telefonata e comunicare chiaramente quali saranno i tempi di attesa al telefono, così da lasciarlo scegliere se proseguire o riprovare più tardi.
Un messaggio tipo può essere: “Grazie di aver contattato la (nome azienda). Risponderemo alla tua chiamata in circa tot minuti, oppure le persone in coda sono tot, si prega di attendere.”. Se vuoi puoi comunque evitare di indicare il tempo di attesa previsto in quanto il messaggio di attesa serve soprattutto ad intrattenere durante l’attesa, appunto.
Messaggio di uffici chiusi
Quando gli uffici rimangono chiusi è molto importante che il cliente venga avvisato circa le tempistiche, in modo che non si stressi telefonando a vuoto.
Il messaggio deve essere quindi chiaro e puntuale e dire: “Grazie di aver contattato la (nome azienda). I nostri uffici saranno chiusi dal giorno …..al giorno……. Si prega di richiamare.”
Al termine della comunicazione puoi aggiungere una nota cortese relativa al periodo, come ad esempio un messaggio di auguri per le festività natalizie oppure un classico buone vacanze estive.
Questi sono solo degli esempi dai quali trarre ispirazione per registrare il tuo messaggio, che tuttavia dipende anche dal mood della società e dal tipo di sensazioni si vogliono trasmettere.
Alcuni preferiscono rimanere su un tono neutro e professionale, altri avere un linguaggio più fresco e scherzoso, altri ancora aggiungono un tocco personale.
Qualsiasi sia la tua scelta ricorri a un portale serio come Telephone Vox, che consente di ottenere un risultato ottimale in pochi secondi e godendo di un ottimo rapporto qualità-prezzo.
Registrerai il messaggio con la voce più idonea e potrai scegliere la melodia perfetta.
