29 Mar Come si conclude una conversazione telefonica?
Una conversazione telefonica può essere conclusa in differenti modi, i quali si possono distinguere a seconda della formalità o informalità del contesto. Terminare le telefonate, in entrambi i casi, può risultare molto complicato.
Noi di TelephoneVox creiamo registrazioni professionali per centralini telefonici e tramite questa guida vogliamo condividere alcuni consigli utili su come concludere una chiamata telefonica.
Bisogna scegliere il momento adatto per chiudere una telefonata e i modi adeguati, con delle frasi non eccessivamente lunghe e che consentano di terminarla senza complicazioni.
In un contesto formale, è possibile chiedere al chiamante se ha bisogno di qualcos’altro, dimostrandosi disponibili e professionali: questo è un ottimo focus della conversazione e permette di terminare la telefonata senza alcun intoppo. È una classica forma da utilizzare in contesti formali, dove il chiamante ha contattato l’assistenza per porre domande, oppure nel caso in cui si siano presentati dei problemi riguardanti i servizi offerti.
È, quindi, possibile richiedere se vi sono altre informazioni di cui si ha bisogno, mentre un modo di chiudere la chiamata da evitare assolutamente è il seguente: è tutto? Quest’ultima può, infatti, risultare molto scortese agli occhi del chiamante e scoraggiarlo dal contattare l’assistenza in un prossimo futuro. Si consiglia di chiedere se ha necessità di ulteriore aiuto. Prima di concludere la telefonata si raccomanda sempre di aspettare qualche secondo, che può anche essere utilizzato per esporre la battuta di chiusura.
La fine della conversazione viene così resa naturale e piacevole. Quando il cliente sostiene di non aver più bisogno di aiuto, si può attendere qualche secondo e, infine, concludere la chiamata.
È, inoltre, importante non interrompere il chiamante, in quanto potrebbe risultare sgarbato. È sempre bene fornire dei motivi educati per chiudere una telefonata.
Se quest’ultima va fuori tema e si perde il filo del discorso, oltre che tempo, si può utilizzare una pausa di pochi secondi creatasi naturalmente al fine di tornare al punto di origine. Si potrà facilmente risolvere la problematica per la quale il chiamante ha telefonato e infine terminare la telefonata.
È sempre bene risultare quanto più educati possibile e professionali. Si può anche decidere di interrompere le chiamate in modo garbato con onestà, ad esempio se il problema è già stato risolto e si ha necessità di chiudere la telefonata, si può dire che vi sono altre persone in linea d’attesa, per poi domandare un’ultima volta se si abbia la necessità di altre informazioni.
In alternativa, è possibile affermare che un cliente è arrivato da poco e che pertanto si deve abbandonare la chiamata. Queste tipologie di battute di chiusura sono molto efficaci, in quanto oneste e comprensibili anche agli occhi del chiamante, a condizione che vengano utilizzate con la massima professionalità.
Prima di concludere è sempre bene ringraziare chi chiama per la sua telefonata ed eventuale segnalazione, in presenza di problemi correlati ai servizi offerti dalla propria attività.
A seconda del contesto specifico è anche raccomandato di ringraziare chi chiama sia per consigli o segnalazioni dettagliate sia per il tempo che ha impiegato. Questo gesto è, infatti, alquanto apprezzato e può invogliare a un nuovo contatto con il servizio clienti.
Perché è importante chiudere una chiamata in modo professionale?
I contesti professionali richiedono ottime capacità finalizzate a garantire soddisfazione ai propri clienti o utenti, anche nel servizio clienti. Quest’ultimo può gestire le varie chiamate, che possono essere effettuate per differenti motivi, dalle segnalazioni di un ordine scorretto alla richiesta di informazioni su un particolare prodotto.
Un’etichetta telefonica adeguata può incrementare la soddisfazione dei propri utenti, aumentare il passaparola positivo così da far conoscere la propria impresa a più persone e avere altre recensioni positive.
La cura del servizio clienti promuove, infatti, la fedeltà di un utente, il quale sceglierà i prodotti offerti rispetto a quelli di altre aziende e non avrà problemi a ricontattare il servizio clienti.
È fondamentale per questi motivi effettuare e concludere una telefonata in maniera cordiale e professionale. La chiusura formale ed educata, infatti, fa sentire gli utenti a proprio agio. Prima di concludere la telefonata è sempre consigliabile chiedere se siano presenti ulteriori domande, per poi procedere. Ciò renderà l’utente molto meno stressato e più soddisfatto del servizio, soprattutto se tutte le sue richieste sono state esaudite senza intoppi.
Molti utenti possono anche porsi in maniera differente nei confronti del servizio clienti, e a seconda del contesto specifico è possibile utilizzare diverse tipologie di battute.
Battuta scherzosa in chiusura
Le battute scherzose in chiusura sono molto efficaci, in quanto attirano subito l’attenzione del cliente e, se non risultano o vengono percepite come inopportune, lo rendono maggiormente soddisfatto del servizio.
Spesso, infatti, le battute cordiali e di chiusura classiche possono essere notevolmente ripetitive, soprattutto se utilizzate dal servizio clienti di tantissime aziende. Per essere originali e creativi si può, quindi, optare per delle battute in grado di strappare un sorriso o una breve risata, che portino a una maggior fidelizzazione dell’utente verso la propria impresa.
Augura al chiamante una buona giornata
Per terminare la telefonata in maniera ottimale e professionale è sempre necessario augurare il meglio al chiamante per poi salutarlo. Tale tecnica dev’essere utilizzata soltanto dopo aver eseguito le varie richieste dell’utente, in quanto se la battuta viene utilizzata prima o per metà è possibile che risulti alquanto scortese.
Ci si deve, quindi, prendere il proprio tempo per stabilire il momento di chiusura della chiamata, per poi ringraziare il cliente del tempo dedicato e infine augurare una buona giornata.
Riepiloga la chiamata per terminare la conversazione
Come battuta di chiusura di una chiamata professionale è anche possibile cercare di riepilogare la telefonata, così da mandare al chiamante il segnale del suo termine. Questa tipologia di frase viene utilizzata soprattutto quando non è stato seguito il punto iniziale e la telefonata è diventata particolarmente complessa.
Riepilogare significa riprendere il punto originale per poi giungere alla conclusione, ossia una soluzione trovata al problema posto dal chiamante. Se invece la conversazione è risultata particolarmente casuale è possibile utilizzare una battuta più formale e generale.
A presto
Di seguito è possibile prendere in considerazione alcuni esempi di frasi per le battute di chiusura:
- grazie per aver chiamato;
- grazie per il suo feedback o consiglio;
- grazie per le informazioni;
- grazie per la comprensione;
- grazie per aver accettato di utilizzare un determinato servizio;
- grazie per la sua comprensione.
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