07 Apr Come si registrano le voci per i centralini telefonici?
Il centralino virtuale consiste in un servizio in grado di collegare differenti telefoni mediante l’utilizzo di una singola linea telefonica. In particolare, grazie a questo strumento è possibile gestire i vari numeri di telefono da una singola sede, evitando i classici problemi con le configurazioni dello switch o delle linee. Vi sono tanti vantaggi per le aziende nell’avere un centralino virtuale.
Nello specifico, quest’ultimo consente di condividere la linea con svariati utenti e ciò permette di risparmiare più denaro. Inoltre, si può effettuare un maggior controllo sui costi e sulle chiamate di ogni utente, così da limitare le chiamate esclusivamente a quelle prioritarie.
Questo servizio permette inoltre di donare numerosi benefici rispetto ai centralini telefonici tradizionali, come maggior sicurezza, costi ridotti e più flessibilità. Anche il suo funzionamento è molto semplice: è infatti sufficiente collegare alla rete internet il proprio telefono, per poi fare delle chiamate verso differenti numeri telefonici in tutti i paesi del mondo. Uno strumento simile è particolarmente vantaggioso in quanto incrementa la professionalità dell’immagine aziendale agli occhi dei chiamanti, i quali avranno a che fare con il centralino telefonico e con tutte le funzionalità che metterà a disposizione. Queste ultime sono in grado di migliorare la customer care.
I clienti verranno accolti non solo con un’elevata professionalità, ma anche con originalità e personalità a seconda delle frasi che si decide di inserire all’interno del centralino telefonico. Inoltre, si può decidere di aggiungere della musica come sottofondo per rendere l’interazione più accattivante. Questi elementi rendono da subito l’azienda più professionale agli occhi dei chiamanti.
Pronti per iniziare a registrare i messaggi per il tuo centralino aziendale?
Chiedi a noi di TelephoneVox, siamo specializzati nella registrazione di messaggi appositi per il centralino telefonico di qualsiasi azienda. Infatti, indipendentemente dal settore in cui opera o dalla lingua richiesta nella quale si deve trasmettere il messaggio, abbiamo speaker professionisti in grado di soddisfare perfettamente le esigenze di qualsiasi impresa.
Abbiamo molti madrelingua ed esperti nel settore, e all’interno del sito vengono offerti numerosi esempi da cui poter trarre ispirazione.
Di cosa hai bisogno per registrare? Microfono professionale di alta qualità
Una registrazione ottimale delle voci per i centralini telefonici deriva anche da un microfono di elevata qualità.
Nello specifico, si raccomanda di sceglierne uno performante tra le varie tipologie. I microfoni dinamici consistono in quelli maggiormente robusti, perfetti per la registrazione di voci stridenti e aggressive, le quali non necessitano dell’alimentazione phantom.
Questo tipo di strumento viene solitamente utilizzato per registrare musica rock o rap. In secondo luogo, vi è quello a condensatore, progettato appositamente al fine di riprendere ogni singola sfumatura del professionista che utilizza la sua voce. Nello specifico, i prodotti in questione presentano un suono arioso e brillante, e sono usati al fine di produrre un suono che riprenda quanto più possibile la propria voce nei minimi dettagli e in modo naturale. Solitamente questi microfoni necessitano di un’alimentazione phantom e vengono utilizzati per generi pop o simili ad esso.
Infine, sono presenti i microfoni a nastro, incredibilmente delicati. Il loro meccanismo, infatti, necessita di una estrema cura e la registrazione risulta accurata, molto di più rispetto alle tipologie di strumenti precedentemente descritti.
Registra e prepara l’occorrente in studio
Prima ancora di effettuare le registrazioni, si raccomanda sempre di preparare tutto l’occorrente in studio. Nello specifico, si consiglia di scegliere delle stanze aventi degli arredi morbidi dove registrare le voci, così da poter assorbire il suono e ottenere un risultato nettamente migliore.
Inoltre, nel corso della sistemazione dei microfoni, è bene organizzare in maniera ottimale cavi e simili per avere uno studio molto più ordinato.
Per quanto riguarda l’impostazione invece, si consiglia di restare almeno 15 centimetri lontano dal microfono. Tra quest’ultimo e l’esperto dev’essere presente un filtro pop al fine di ottenere una performance di maggior qualità. L’asta invece deve risultare sufficientemente alta, così che le labbra coincidano per altezza con il diaframma del microfono.
Prima ancora di registrare è bene far parlare l’esperto, così che si eviti di registrare inutilmente dei suoni non naturali oppure poco professionali. Per sicurezza, è consigliabile regolare anche il posizionamento del microfono e il trattamento del suono a seconda delle proprie necessità.
In secondo luogo, si consiglia di dare al professionista il tempo di riscaldarsi e ripetere la frase apposita per il centralino telefonico almeno qualche volta, o in alternativa effettuare degli esercizi di respirazione utili. Si può esercitare al meglio al fine di ottenere in seguito le performance migliori, che verranno riprese. Data la possibilità di fallire nel corso di una registrazione di prova, è sempre bene fare più registrazioni, così da metterle successivamente a confronto e scegliere quella migliore.
La registrazione vocale dev’essere effettuata con molta accortezza e talvolta può risultare sia fisicamente sia mentalmente impegnativa.
Per tale motivo è bene fare delle pause tra le varie registrazioni, così che il professionista possa dare il meglio di sé con la sua voce. Con il metodo delle pause si possono ottenere delle registrazioni nettamente migliori, in quanto lo speaker avrà meno stress e pressione addosso.
Quest’ultimo deve inoltre risultare a proprio agio ed eventualmente soddisfare le sue esigenze individuali. Qualsiasi incoraggiamento da parte di chi effettua le registrazioni può portare solo a performance migliori.
Al fine di ottenere un’esperienza di registrazione vocale complessiva ottimale, si raccomanda sempre di effettuare tre riprese complete della voce per il centralino telefonico. È possibile utilizzare un de-esser o degli strumenti simili volti ad attenuare i suoni del respiro, ma si raccomanda sempre di cercare di ottenere delle registrazioni di per sé pulite piuttosto che correggerle in seguito.
Quali sono gli elementi di un buon messaggio vocale?
Vi sono differenti elementi adatti per ottenere un ottimo messaggio vocale da utilizzare per il proprio centralino telefonico, e questi non possono essere sottovalutati. Nello specifico, è possibile seguire dei suggerimenti volti a rendere più professionali i messaggi all’interno del proprio centralino telefonico.
Sii simpatico il giusto
Il centralino telefonico di un’azienda deve risultare professionale nei confronti dei chiamanti, così da aumentare il processo di fidelizzazione e fare in modo che in futuro possano rivolgersi ancora alla propria impresa. Ciò però non significa che i messaggi all’interno del centralino debbano essere eccessivamente formali e noiosi.
Si può anche decidere di inserire delle frasi particolarmente simpatiche, dove vengono integrati il tono e la voce del marchio. Questo elemento sarà in grado di rafforzare l’azienda mediante il canale vocale, il quale si esprimerà in maniera simpatica, attirando l’attenzione degli interlocutori.
Fornisci informazioni utili
Così come il tono della voce presente nei messaggi del centralino telefonico, anche la condivisione delle informazioni è di fondamentale importanza. Nello specifico, all’interno dei saluti è necessario condividere info inerenti alla propria azienda, come gli orari previsti per le risposte e quelli in cui si lavora, dove è possibile trovare le domande frequenti o faq. Questi elementi permettono all’interlocutore di non sprecare tempo e al contempo di evitare all’azienda di non dover rispondere a messaggi non necessari, in quanto la risoluzione del problema è già presente altrove. Al contempo, è possibile dare priorità ad altre chiamate che necessitano di supporto immediato.
Chiedi nome e numero di telefono
Un altro fondamentale suggerimento per la gestione del proprio centralino telefonico consiste nel chiedere al chiamante di lasciare il suo numero di telefono e qual è il suo nome, a seconda dell’azienda e delle sue necessità, è anche possibile richiedere ulteriori informazioni come i numeri d’ordine.
La richiesta di tutte queste informazioni personali in maniera anticipata consente non solo all’impresa di risparmiare del tempo, ma anche di fornire delle risposte tempestive e ridurre il rischio di tag del telefono, pericolosi soprattutto per aziende molto piccole.
Attiva la funzione trascrizione dei messaggi vocali
La configurazione della trascrizione dei messaggi vocali può essere effettuata in maniera molto semplice e tale procedura è in grado di avvantaggiare l’azienda che la mette in pratica. In questo caso, si raccomanda di far sì che il proprio centralino telefonico abbia un apposito servizio di trascrizione in grado di tramutare tutti i messaggi vocali in testi scritti, così da visualizzarli come se fossero delle e-mail. Questo consiste non solo in una procedura conveniente, ma permette anche di far risparmiare all’impresa parecchio tempo. Infatti, il salvataggio, la revisione o l’eliminazione dei messaggi vocali risulterà molto più semplice.
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