09 Gen Come scrivere un messaggio di benvenuto e attesa per centralino
Lo sapete e lo sappiamo, che essere messi in attesa non piace a nessuno. Ma ci sono delle occasioni in cui tutti i vostri collaboratori sono impegnati, e non c’è modo che qualcuno risponda al telefono. È in situazioni come queste che deve venirvi in soccorso un ottimo messaggio telefonico: toglierà a voi l’angoscia nel far attendere un importante Cliente, e lo predisporrà a perdonarvi per averlo fatto aspettare.
Ma come scrivere un testo di messaggio benvenuto e attesa?
Presentarsi è doveroso: “Risponde la XYZ Spa.”
Non sarebbe però affatto sgradevole ringraziare il Cliente per la telefonata, nel presentarvi.
“Grazie per aver chiamato la XYZ Spa.”
E ora il momento cruciale: “La preghiamo di rimare in linea: un nostro operatore risponderà il prima possibile.”
È in questo momento che non dovete dare modo all’utente di preoccuparsi e aspettarsi una lunga – e infinita – attesa. Ed è anche il momento per voi di dare ogni minima informazione che possa dare valore alla vostra Azienda. Raccontare la vostra storia aziendale è forse eccessivo, ma perché non parlare di promozioni in corso, nuovi prodotti, sconti? “Nel frattempo, la informiamo che…”
Ogni piccola curiosità è valida non solo per intrattenere il Cliente, ma è soprattutto un’informazione in più che darete. E verrà ascoltata, poiché durante l’attesa non c’è molto altro da fare se non ascoltare quanto la voce telefonica dice.
Certo, l’info che darete non dovrà essere lunghissima, e nel caso l’attesa si prolungasse oltre 1.5-2 minuti non sarà il caso di ripetere quanto già detto. In tal caso potrete invece dirottare il Cliente in una soluzione diversa dalla telefonata: “Siamo spiacenti per il prolungarsi dell’attesa. Un nostro operatore risponderà il prima possibile. In alternativa, può inviare una mail all’indirizzo [email protected].”
Il vostro centralino offre la possibilità di lasciare un messaggio di segreteria? Sarebbe ancora più auspicato: “Siamo spiacenti per il prolungarsi dell’attesa. Un nostro operatore risponderà il prima possibile. In alternativa, prema # per lasciarci un messaggio vocale con i suoi contatti. La richiameremo il prima possibile.”
O ancora, perché non accattivarvi l’utente regalandogli un piccolo sconto, per scusarvi dell’averlo fatto attendere? “Siamo spiacenti per il prolungarsi dell’attesa. Al rispondere del nostro operatore, richieda il suo codice sconto del 5% valido sul prossimo ordine da Lei effettuato.”
Ecco dunque cosa dire in un messaggio di centralino. I messaggi d’attesa sono un ottima occasione di marketing aziendale, ma anche uno strumento per trasformare una cosa spiacevole come l’attendere al telefono in un’occasione per conquistare la fedeltà dei vostri Clienti. Non lasciatevi scappare quest’importante opportunità.
