21 Mar Quanto può essere lungo un messaggio per un centralino telefonico?
Grazie al sempre maggiore perfezionamento delle tecniche di comunicazione, oggi i messaggi registrati in un centralino telefonico possono avere durate differenti a seconda delle diverse esigenze di chi ne fa impiego.
Per avere l’opportunità di ottimizzare la qualità del servizio offerto e di migliorare la sua efficienza è pertanto necessario impostare correttamente questa fondamentale funzione vocale, che deve generare istantaneamente interesse e coinvolgimento da parte di chi chiama.
La personalizzazione, la durata e l’impatto psicologico sono soltanto alcuni aspetti che devono essere valutati con estrema competenza ed attenzione per ottenere risultati vantaggiosi.
Simili obiettivi possono realizzarsi soltanto facendo impiego di tecniche vocali di ultima generazione, in grado di valorizzare tutte le prestazioni disponibili e soprattutto di adattarsi alle necessità individuali.
Tra queste la lunghezza è senza dubbio una delle più rilevanti e proprio per tale motivo richiede un’attenta valutazione.
Durata messaggio di benvenuto: dai 2 fino ai 10 secondi
Un messaggio di benvenuto può durare da 2 fino a 10 secondi, anche se generalmente non supera i 5 secondi, dato che dice soltanto “grazie per aver chiamato NOME AZIENDA”.
L’idea di dover creare un messaggio di cortesia (conosciuto anche come messaggio di benvenuto) può rappresentare un problema per chi non padroneggia questo settore, pertanto è sempre buona norma quella di affidarsi a esperti che si occupano di tali aspetti comunicativi.
Noi di TelephoneVox ci occupiamo di creare il messaggio perfetto per la tua azienda, prendiamo in considerazione ogni dettaglio quando registriamo i messaggi personalizzati per i centralini telefonici aziendali. Utilizziamo solo apparecchiature audio e studi di registrazione di altissima qualità, assicurandoci che il suono sia nitido e chiaro.
La scelta della voce dello speaker e la durata del messaggio di benvenuto costituiscono due aspetti di particolare importanza per offrire fin da subito un’idea vincente a chi interpella un determinato numero telefonico.
Il messaggio di benvenuto è infatti il primo contatto che viene ascoltato all’inizio della connessione e che solitamente comprende soltanto il nominativo dell’azienda e pochissimi dettagli.
Un classico esempio di questi messaggi è il seguente:
“Benvenuti in NOME AZIENDA e grazie per averci contattato!”
Oppure:
“Grazie per aver contattato l’azienda XYZ!
La chiamata, che è completamente gratuita e sarà gestita da un operatore italiano, potrebbe essere registrata per migliorare la qualità del servizio”.
Lo scopo principale di questi messaggi rimane quello di identificare l’azienda e quindi presentarsi.
Pertanto, è indispensabile concentrare in pochi secondi una frase incisiva, accattivante e soprattutto utile.
Bisogna inoltre stabilire se può essere più indicata una voce femminile o maschile, l’intonazione delle parole, le pause e i contenuti.
Durata messaggio di uffici chiusi: dai 15 fino ai 30 secondi
Quando gli uffici sono chiusi di solito i messaggi del centralino telefonico hanno una durata compresa tra 15 e 30 secondi, in quanto le informazioni da dare sono più dettagliate.
Si tratta di frasi ben strutturate, come ad esempio:
“Grazie per aver chiamato l’azienda XYZ: al momento i nostri uffici sono chiusi.
Siamo aperti dal lunedì al venerdì in questi orari ……
Per chi lo desidera è disponibile questo numero telefonico…… per le urgenze, oppure questo indirizzo mail….
Grazie e a risentirci presto!”
TelephoneVox è in grado di offrire numerose soluzioni personalizzate basandosi su prestazioni altamente qualificate di speaker, tecnici e fonici, che interagiscono tra loro in maniera mirata.
Quando gli uffici sono chiusi è molto importante che la clientela possa comunque ricevere informazioni utili per non essere dirottata verso i competitor.
Proprio per tale motivo bisogna che il messaggio venga strutturato in maniera accattivante ed esaustiva, per fornire da un lato tutte le informazioni necessarie e per creare d’altro lato un contatto proficuo per il futuro.
Secondo alcuni report delle telecomunicazioni, oltre il 60% delle chiamate viene dirottato verso il centralino telefonico mentre gli uffici sono chiusi, rappresentando quindi l’unico contatto con l’azienda.
In alcune circostanze simili messaggi offrono anche la possibilità di interagire con chi chiama, per incoraggiarlo a non interrompere la comunicazione e proseguire il dialogo.
È chiaro che soltanto un’impostazione professionale può raggiungere tale scopo, soprattutto considerando il fatto che i secondi a disposizione sono pochi e che dunque devono essere sfruttati al meglio.
Un messaggio a uffici chiusi è il trade-union più efficace per gettare le basi di una proficua collaborazione futura.
Durata messaggio di smistamento (IVR): in media 15 secondi
I messaggi IVR (Interactive Voice Response) sono quelli che l’utente ascolta quando è necessario scegliere con quale interno o settore dell’azienda si vuole parlare.
Conosciuti anche con la definizione di messaggi “ad albero”, essi possono dirottare chi chiama verso altri uffici, impostando una struttura simile a quella dei rami di un albero.
Un esempio può essere il seguente:
“Salve! L’interno desiderato non è al momento disponibile.
Si prega di premere il tasto 1 per parlare con…..
Il tasto 2 per accedere all’ufficio…..
Il tasto 3 per mettersi in contatto con…..
Altrimenti rimanere in linea in attesa di parlare con il primo operatore disponibile.
Grazie.”
In circostanze del genere la durata dei messaggio IVR è maggiore (in media 15 secondi), dato che le informazioni sono numerose e che, proprio per questo motivo, devono essere chiare, lineari e complete.
Anche in questo caso la priorità è di offrire all’utente un servizio utile e puntuale, che gli permetta di orientarsi correttamente e di trovare una risposta alle sue esigenze.
Spesso messaggi di questo tipo si inseriscono quando le linee risultano occupate e pertanto l’utente potrebbe interrompere la comunicazione: anche per tale motivo è indispensabile strutturare i messaggi IVR del centralino telefonico con estrema professionalità.
La registrazione di audio personalizzati può essere arricchita con motivi musicali, il cui ruolo si è rivelato essenziale per catturare l’interesse dell’utente.
La scelta della voce (maschile o femminile), della base musicale, della lingua e la scrittura del testo sono tutte mansioni di cui si occupa TelephoneVox, l’azienda leader nel campo delle telecomunicazioni tramite centralino telefonico.
Registrazioni professionali per centralini telefonici: TelephoneVox
Ci occupiamo da anni della progettazione e della realizzazione di messaggi vocali creati da professionisti e mirati a risolvere qualsiasi esigenza dei committenti, abbiamo selezionato fonici professionisti, capaci di garantire elevati standard qualitativi. La scelta degli speaker viene eseguita con particolare cura in quanto le voci costituiscono il punto di forza di qualsiasi messaggio.
Su tutte le registrazioni, TelephoneVox esegue precisi controlli grammaticali e ortografici, oltre che analisi sulla limpidezza dei timbri vocali e sulla dizione.
Per ogni commissione (grande o piccola che sia), l’azienda si impegna a esaudire la richiesta nel più breve tempo possibile in media 48h, rispettando al massimo i termini di consegna.
Grazie a una perfetta sinergia tra speaker e fonici, la produttività dei messaggi è eccellente in quanto basata su un’attenta interazione operativa, finalizzata a minimizzare le probabilità di errore.
Dopo che gli speaker (preventivamente selezionati) sono avvertiti di un nuovo ordine, nel giro di poche ore si mettono al lavoro, per creare un messaggio personalizzato in base alle esigenze del cliente.
A questo punto la registrazione professionale viene inviata tramite mail al committente, che può analizzare e valutare il risultato finale.
Siamo da sempre particolarmente sensibili alla soddisfazione dei committenti, per cui una settimana dopo l’invio del messaggio richiesto, chiediamo un’opinione relativa al servizio ricevuto, per monitorare costantemente il livello qualitativo del lavoro offerto.
Un altro aspetto da non sottovalutare è l’ottimo rapporto qualità/prezzo che questa azienda garantisce e che la rende attualmente uno dei principali punti di riferimento nel settore dei centralini telefonici di ultima generazione.
