11 Ago L’importanza dell’ identità aziendale trasmessa al telefono

Diceva Oscar Wilde che “non c’è mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione”: una regola che dovrebbe essere presa in considerazione da chi si occupa di marketing aziendale.

Prestare attenzione al primo approccio con il cliente è determinante e, spesso, il primo contatto tra azienda e cliente avviene attraverso i centralini che trasmettono messaggi audio pre-registrati: il risponditore automatico, quindi, deve comunicare l’identità aziendale al telefono, proprio come un dipendente dell’azienda che apre le porte dell’ufficio a un nuovo cliente.

Trasmettere la propria identità aziendale al telefono è fondamentale per valorizzare il brand e fidelizzare il cliente già dal primo contatto; al tempo stesso, una buona comunicazione aumenta le possibilità che l’interlocutore dimostri interesse verso i prodotti e i servizi offerti. L’aspetto più importante da prendere in considerazione, tuttavia, è proprio l’importanza del centralino: un semplice messaggio automatico, infatti, può dimostrare la serietà e professionalità dell’azienda, rassicurare il cliente, suscitare interesse. Al contrario, trascurare la comunicazione dell’identità aziendale al telefono significa dimostrare uno scarso interesse nei confronti della propria immagine e del pubblico; in altre parole, significa avere scarse possibilità di presentarsi in maniera professionale.

Aziende, imprenditori e liberi professionisti hanno a disposizione innumerevoli opportunità per valorizzare l’identità aziendale al telefono; innanzitutto, possono registrare messaggi pre-impostati scegliendo le voci di doppiatori professionisti. Le voci automatiche, infatti, rendono il messaggio freddo e asettico, svelando una mancata attenzione dei confronti del cliente e delle sue esigenze. È fondamentale, perciò, scegliere una voce bella, rilassata, chiara: una voce facile da comprendere e in grado di coinvolgere l’interlocutore, di tranquillizzarlo, di invitarlo a rimanere in linea. Il tono amichevole e diretto, nello specifico, fa sentire il cliente considerato, anche se il libero professionista o il dipendente dell’azienda in quel momento non può rispondere al telefono; non è sufficiente invitare a lasciare un messaggio o a richiamare, occorre comunicare al cliente che il suo contatto è importante e verrà realmente preso in considerazione.

L’identità aziendale al telefono può essere espressa in tanti modi diversi: bisogna definire con chiarezza la propria brand identity per poi riversarla nel centralino aziendale. Rivolgersi all’interlocutore con il “tu” e scegliere come saluto di benvenuto un cordiale “ciao” significa mostrarsi come una realtà giovanile, frizzante, aperta all’incontro; optare per il “lei” e per un registro linguistico più formale vuol dire trasmettere fin da subito un’immagine di professionalità. Al di là di questi dettagli, da valutare in base alle specifiche esigenze, ciò che conta è non dimenticare quanto sia importante l’identità aziendale al telefono. A volte, il centralino telefonico viene considerato un dettaglio che può essere sottovalutato: chi si occupa del settore marketing, invece, deve sempre avere in mente l’importanza del primo contatto con il cliente e della prima impressione suscitata. Esprimere in maniera convincente l’identità aziendale al telefono significa mostrare fin da subito un approccio professionale e ottenere maggior fiducia da parte del cliente.