30 Set 10 esempi di messaggi out of office per il proprio centralino telefonico
Ogni qual volta che ci si prende una pausa da lavoro è consigliato lasciare un messaggio che avvisa dell’assenza. L’utilizzo di speaker professionisti per i servizi di registrazione “out of office” che utilizziamo noi di TelephoneVox garantirà una forte buona prima impressione nella mente del chiamante.
Lasciare messaggi testuali scritti fuori dalla propria sede di lavoro è complicato e non ne assicura la giusta visibilità. Per dare, invece, ai clienti e ai colleghi ogni informazione utile riguardo l’assenza, in modo professionale ma allo stesso tempo amichevole, ci si può affidare ai messaggi sul centralino telefonico.
In questo articolo, vedremo alcuni esempi di messaggi out of office che torneranno utili in qualsiasi tipologia di occasione.
Cos’è un messaggio di assenza dall’ufficio?
Ma prima di vedere più da vicino alcuni esempi concreti da usare come spunto e punto di partenza per i propri messaggi out of office, è utile comprendere cosa sono.
In generale, i messaggi out of office (abbreviati con l’acronimo OOO), sono delle risposte automatiche personali strettamente legate ad un interno specifico e/o ad una persona che avvisano clienti, colleghi o chiunque altro fosse interessato ad avere un contatto con la persona assente (lungo o temporaneo sia questo periodo, in base al tipo di esigenza). Il loro fine primario è quello di informare della propria assenza e garantire che l’attività possa andare avanti senza alcun problema anche in caso non vi sia nessuno alla scrivania.
Nel caso dei messaggi out of office per centralini telefonici, chiunque effettui una chiamata sentirà un messaggio audio con un testo appositamente studiato che avviserà riguardo il tempo di assenza e chi contattare in caso di emergenze.
Questi messaggi sono molto utili soprattutto nel caso di assenze per lunghi periodi di tempo come, ad esempio, vacanze, congedi parentali o per malattia e altre forme di assenze prolungate.
È importante che il messaggio sia strutturato in maniera professionale ma, allo stesso tempo, amichevole. Per essere efficace, poi, è sempre importante utilizzare un linguaggio appropriato e una dizione adeguata. Non è il caso, quindi, di inserire battute, umorismo, commenti fuori luogo o cadenze dialettali durante la pronuncia.
Proprio per questo motivo, è sempre opportuno affidarsi ad aziende specializzate nella progettazione e realizzazione di questa tipologia di contenuto, così da avere la certezza di comunicare nel modo corretto le informazioni che si desidera condividere.
Quando lo si utilizza?
Come già accennato nell’introduzione di questo articolo, i messaggi di out of office sono molto utili a livello aziendale e professionale nel caso si voglia comunicare a clienti, colleghi o abbonati a un determinato servizio un’assenza temporanea, inserendo anche contatti alternativi qualora ci sia necessità di risposte o soluzioni urgenti.
Sono particolarmente indicati per chi lavora nell’ambito del servizio clienti, nel marketing e nelle comunicazioni, infatti, forniscono un messaggio professionale, conciso e chiaro del motivo di assenza. Clienti e abbonati in genere si aspettano risposte e soluzioni rapide ai loro problemi, in particolare da persone che lavorano nel servizio di assistenza, nel marketing e nelle comunicazioni.
I principali casi in cui è possibile utilizzare un messaggio out of office sono: periodo di ferie o vacanza, presenziare a una conferenza o una riunione lavorativa, casi di congedo o malattia, giornata libera, visita medica.
Di seguito, vedremo alcuni esempi che potranno servire come punto di partenza per impostare i propri messaggi out of office in diverse occasioni.
Messaggio Classico basilare
Quando non si hanno motivi particolari di assenza, basta progettare un messaggio di out of office breve e professionale, che comunichi le informazioni principali dell’assenza.
Nel caso di un messaggio base il testo può essere il seguente:
ciao, ti ringrazio per avermi contattato. Sono fuori ufficio fino al 30 aprile e non potrò accedere ai miei contatti aziendali nel corso della mia assenza. Se necessiti di un’assistenza urgente, puoi contattare un nostro rappresentante al seguente indirizzo email: [email protected] o chiamare al numero 329*******. In caso contrario, risponderò ai tuoi messaggi non appena rientrato in ufficio, grazie e arrivederci.
Congedo medico
Nel caso ci si debba sottoporre a una visita, un intervento o si soffre di una patologia che richiede recupero o un particolare trattamento, è possibile inserire queste informazioni nel messaggio di out of office, così che i propri contatti capiscano di dover rispettare privacy e tempi di recupero.
In questo caso, un testo di esempio potrebbe essere il seguente:
ciao, grazie per avermi contattato. In questo momento non mi trovo in ufficio e sono in congedo medico dal 10 al 25 aprile. Terrò sotto controllo la posta elettronica, ma gentilmente contatta la mia collaboratrice per ogni esigenza di consulenza nel corso di questo periodo. I suoi contatti sono [email protected] – 347*******. Grazie per la comprensione e a presto.
A breve termine
In alcuni ambiti lavorativi o professioni è importante mantenere contatti costanti con clienti e colleghi. Per questo motivo, è importante impostare un messaggio out of office ogni volta che ci si allontana anche per poche ore. Questa tipologia di comunicazioni è, quindi, sfruttabile anche nel caso ci si debba assentare per una riunione o un appuntamento, ma si farà ritorno in sede nel corso della giornata.
Vediamo, di seguito, un esempio:
ciao e grazie per avermi contattato. Sono assente dalla mia sede lavorativa per una riunione dalla 10:00 alle 12:00 di oggi 5 maggio. Non potrò accedere alla mia casella e-mail, quindi se hai bisogno di un aiuto urgente puoi contattare il mio collaboratore al numero 320******* o all’indirizzo email [email protected]. In caso puoi aspettare, ti contatterò personalmente al mio rientro. Grazie e a presto.
Vacanza
Quando ci si trova in vacanza, anche in periodi meno comuni, è importante far sapere che gli uffici saranno chiusi. In questo caso si può impostare il seguente messaggio:
salve, sono in ferie nella settimana dal 20 al 26 gennaio. Risponderò ai vostri messaggi al mio rientro il 27 gennaio. In caso di emergenza potete contattare un responsabile al numero 333********.
Altrimenti, se le ferie coinvolgono tutta l’azienda, il messaggio potrebbe essere il seguente:
salve, i nostri uffici resteranno chiusi nella settimana dal 20 al 26 gennaio. Risponderemo ai vostri messaggi non appena torneremo in sede lunedì 27 gennaio. In casi di emergenza, potete contattare un responsabile al numero 333*******. In questo caso però il messaggio non è più detto “out of office”, bensì trattasi di un “messaggio di uffici chiusi” che coinvolge l’intero centralino e l’intera azienda, quindi non più un solo interno/persona.
Congedo di maternità o paternità
Il congedo parentale varia da poco meno di 10 settimane fino a sei o più mesi. Le regole cambiano in base al luogo di residenza e di lavoro. In questi casi, i propri clienti o collaboratori vanno avvisati con un messaggio come il seguente:
ciao, sono in congedo di maternità dal 4 gennaio al 5 aprile. In questo tempo di assenza gestirà le mie pratiche il mio collaboratore Mario Rossi che puoi contattare all’indirizzo email [email protected] o al numero 329*******. Grazie per la comprensione e a presto.
Divertente
Se la tua azienda o la tua attività lo concede, puoi anche impostare un messaggio divertente (sempre nei limiti della professionalità e del buon gusto). Di seguito un esempio:
ciao, non mi trovo in ufficio ma in una calda spiaggia della Sardegna. Un compito che non sto svolgendo è sicuramente leggere i messaggi di posta. Tuttavia, se hai urgente bisogno di aiuto puoi contattare il mio collaboratore al numero 328******* o scrivendogli una mail all’indirizzo [email protected]. Ti risponderò al mio ritorno il 30 giugno. Ti auguro una buona giornata.
Affidati a noi di TelephoneVox
Abbiamo visto diversi esempi di messaggi out of office per il proprio centralino telefonico. Per funzionare a dovere ed apparire professionali è necessario affidarsi a un’azienda specializzata in questo settore come TelephoneVox che organizza il lavoro in tale ambito in maniera precisa, informatizzando ogni operazione manuale e dedicando più tempo alle idee.
Uno dei punti di forza dei messaggi creati dall’azienda è la scelta degli speaker, selezionati ogni anno con cura e attenzione. È in questo modo che, negli anni, TelephoneVox ha realizzato un catalogo con i migliori professionisti del settore. Questi, infatti, vengono selezionati tramite un meccanismo complesso e di alta qualità.
Ogni ordine ricevuto viene pianificato nel dettaglio, prassi che consente di dare ai clienti una data di consegna certa del progetto richiesto. Dopo aver elaborato tutte le specifiche, vengono sviluppati gli strumenti che consentiranno agli speaker e ai fonici di interagire.
Infine, TelephoneVox si distingue dai competitor anche per il minuzioso controllo di qualità. Su ogni ordine ricevuto, infatti, vengono effettuati accurati controlli di ortografia e di grammatica. In più, viene anche curata nel minimo dettaglio la dizione, la chiarezza e la pulizia della voce registrata. Più della metà degli ordini viene revisionata da un addetto specializzato che si accerterà della qualità del lavoro degli speaker e del fonico, indicando un livello preciso di qualità.
