27 Dic Perché è importante avere il centralino telefonico in azienda?
Possedere una segreteria telefonica per la propria azienda era considerato un vero e proprio sinonimo di garanzia e professionalità.
Ora invece, con l’avvento della tecnologia e il suo sviluppo, si è incominciato a percepire in maniera diversa questo concetto, che ha incominciato a orientarsi verso la scelta anche di un centralino telefonico rispetto a un semplice messaggio pre-registrato, considerato da molti impersonale e freddo.
Se creare da soli una registrazione professionale per il proprio centralino può risultare un’azione che crea ansia e stress, è possibile contattare noi di TelephoneVox per questo compito. Creiamo registrazioni a proprio piacimento con i testi del tutto personalizzati, e presentiamo svariati spunti ed esempi volti ad aiutare gli imprenditori. Grazie agli esperti di cui disponiamo possiamo creare il messaggio perfetto di cortesia per il tuo centralino.
Va da sé che debba essere considerato anche l’aspetto comunicativo del proprio business, che in questo caso attraverso questi metodi, ne trarrà sicuramente giovamento e nuovi spunti su cui lavorare.
Infatti aprirsi nuove possibilità nei confronti dei consumatori, è fondamentale per instaurare uno scambio sano nei loro confronti, potendo contare soprattutto su una potenziale trasformazione in clienti affezionati.
I giusti accorgimenti vi garantiranno entrate assicurate, proprio perché le giuste leve operate secondo una logica ben specifica, sono da considerarsi il miglior modo per massimizzare i propri guadagni.
Un centralino telefonico poi, essendo un supporto meccanico, deve essere visto come un aiuto concreto nel customer service e nel supporto acquisti diretto, in modo tale da smistare/organizzare l’impresa su più compartimenti specializzati ed altamente competenti.
Non a caso vengono scelti sempre di più nelle medie e grandi realtà commerciali, che necessitano maggiormente di messaggi veloci e rassicuranti per un’utenza media sempre più informata e bisognosa di attenzioni.
Di fatto la modernità ha creato un nuovo tipo di acquirente, che partendo già da una buona base di conoscenze, vorrà ricevere dal vostro brand risposte immediate e esaurienti senza dover aspettare.
Queste caratteristiche hanno portato a delle nuove regole base con cui esprimersi a mezzo telefonico, configurando un contesto del tutto diverso da quello che conoscevamo.
Cosa dire in un messaggio per centralino personalizzato?
Solitamente il messaggio di un centralino telefonico deve essere composto secondo un’adeguata struttura, che può essere più o meno articolata in base alla sua finalità nei confronti del cliente.
Possiamo avere quindi:
- saluto di inizio chiamata (iniziale)
- informazioni sul marchio/brand/azienda
- lasciare il proprio nome/cognome a cui fare riferimento per chiamate future
- breve messaggio di spiegazioni per la mancata disponibilità
- possibile tempo di attesa in caso di alto flusso di chiamate in entrata
- richiesta delle motivazioni della chiamata o informazioni sul chiamante (a fini commerciali)
- comunicare un mezzo di contatto alternativo se la richiesta del cliente sia urgente e necessiti di un intervento immediato
- call-to-action (richiamo all’azione) che comunemente si delinea come un semplice ‘lasciare un messaggio vocale’
- ringraziamenti finali
Questi sono solo alcune delle tipologie più comuni da adottare per raggiungere i propri obiettivi di business, risultando non solo competenti, ma anche professionali.
Esempio 1: Messaggio di saluto
Questa opzione è quella più utilizzata, e viene annoverata tra quelle fondamentali da avere per il proprio centralino telefonico.
Un “messaggio di saluto” o anche chiamato “messaggio di benvenuto” viene usato quindi per comunicare solo le informazioni necessarie come il nome della vostra azienda, esempio:
“Buongiorno, lei ha contattato l’assistenza clienti della termoidraulica Rossi.”
Questo messaggio viene solitamente riprodotto dopo lo squillo del telefono e prima che il chiamante venga messo in contatto con una persona dell’azienda.
Esempio 2: messaggio tutti gli operatori sono occupati
E’ sicuramente un messaggio molto professionale per un centralino telefonico, infatti è utilizzato soprattutto nei contesti di medie e grandi aziende, che se ne avvalgono per comunicare al cliente anche, volendo, i minuti di attesa prima di rispondere alla loro chiamata.
Gli operatori in questo caso sono impegnati in altre mansioni e si renderanno disponibili entro un tempo limite standardizzato (o in base al flusso delle richieste), il quale metterà in condizione il consumatore di accettare di aspettare o abbandonare la linea.
Un esempio:
‘Gentile cliente, tutti i nostri operatori sono impegnati al momento, la preghiamo di attendere in linea, un operatore della Bianchi e associati sarà presto a sua disposizione’.
Esempio 3: messaggio di ferie o chiusura
Sono tipologie di messaggi molto utili in caso di vacanze/festività o urgenze, che secondo logica necessitano di essere rese note per non rischiare di mettere in confusione il cliente.
Nello specifico, è giusto fare sapere la propria non disponibilità in determinate occasioni, proprio per evitare di far perdere tempo e innescare alcune problematiche (di fiducia soprattutto) nei confronti degli acquirenti interessati.
Essenzialmente non bisogna deludere le loro aspettative, utilizzando quindi strutture contenutistiche che menzionano orari di apertura/chiusura attività, fasce non coperte da assistenza o periodi di completa assenza da lavoro.
Un esempio di come può essere sviluppato un comunicato di questo genere:
“Grazie per aver chiamato la “Verdi e company”. I nostri orari sono: dalle 8 alle 16, dal lunedì al venerdì. La invitiamo a consultare il nostro sito per ulteriori informazioni e a lasciare un messaggio dopo il segnale acustico, indicando il suo nome, numero di telefono a cui fare riferimento e motivo della chiamata. Grazie e arrivederci”.
Oppure
“Avete chiamato la “Verdi e company”. I nostri uffici sono chiusi per ferie, pertanto, la invitiamo a lasciare i suoi dati personali per poterla ricontattare in seguito. Un operatore direttamente del nostro sito la contatterà quanto prima, nel frattempo le consigliamo vivamente di visitare il nostro sito web ufficiale e trovare ulteriori contatti. Grazie per aver chiamato.”
Esempio 4: Messaggio divertente (poco usato)
Rispetto a quelli precedenti sono messaggi poco usati, dal momento che spesso la clientela non si aspetta una tone of voice informale e decisamente colloquiale.
L’immaginario collettivo verte infatti su uno schema standardizzato di risposta, che è poco avvezzo alla cordialità tipica di una semplice conversazione, risultando rigido e poco flessibile.
Alcuni contesti meno ufficiali e più creativi però, cercano di usufruirne per stimolare l’utenza e mantenerne alta l’attenzione, così da incuriosirla e farla rimanere connessa fino alla fine del messaggio registrato.
Portare ‘humor’ all’immagine aziendale alle volte è un buon modo per svecchiarla e renderla competitiva nei confronti di un mercato sempre nuovo e in costante sviluppo, tenendo sicuramente conto di alcune particolarità quali:
- quesiti simpatici
- call-to-action che stimolano la curiosità e il gioco
- parole utilizzate all’interno del messaggio che colpiscano l’attenzione
Voce da uomo o donna?
Un’ulteriore considerazione da fare è quella inerente alla scelta da utilizzare; una voce maschile o femminile per un messaggio personalizzato, cercando di comprendere nel miglior modo possibile quale sia la soluzione adeguata alle vostre esigenze.
Sono registrati indifferentemente da donne o uomini a seconda delle diverse preferenze personali, che devono avere in primis un riscontro concreto con il target medio di chiamanti al numero aziendale.
Di sicuro una voce deve essere scelta in base ad alcune caratteristiche, che devono essere tenute necessariamente in considerazione per riuscire ad avere risultati professionali.
Alcune di queste sono:
- voce chiara
- voce squillante
- senza cadenze dialettali
- voce pulita
Fai test con la tua voce o affidati a TelephoneVox
Dopo aver analizzato approfonditamente tutte le diverse tipologie di messaggi registrati per i centralini e aver configurato i loro diversi utilizzi, è giusto ricordare come sia utile avvalersi di professionisti nel settore delle registrazioni per avere risultati concreti per il vostro business, dandogli un volto più professionale e competente.
Noi di TelephoneVox per esempio, saremo in grado di darvi le soluzioni giuste per raggiungere i vostri obiettivi, valorizzando tutti i dettagli che potranno essere utili ai fini di avere una comunicazione efficace e capace di raggiungere qualsiasi gusto.
Grazie al nostro staff infatti, potrete essere consigliati nella realizzazione del messaggio perfetto per il vostro centralino telefonico, essendo supportati da una grande varietà di voci, da scegliere tra più di dieci lingue differenti.
Disponiamo di speaker formati ed esperti, da considerarsi una vera e propria garanzia a cui affidarsi per tutti coloro che desiderano alta selezione e qualità per arrivare al successo.
